Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

MAMA Automation
IČO: 29647649
Registered office: Kurzova 2222/16, 155 00 Prague 5 - Stodůlky
Email: admin@basio.cz
Website: basio.cz

(dále jen „Správce“)

2. Jaké údaje zpracováváme

V rámci používání služby BASIO můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

Identifikační údaje

• jméno a příjmení,
• název společnosti,
• IČO a fakturační údaje,
• pracovní pozice.

Kontaktní údaje

• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• doručovací nebo fakturační adresa.

Údaje o účtu a používání služby

• přihlašovací údaje,
• historie přihlášení,
• IP adresa,
• informace o zařízení a prohlížeči,
• systémové logy,
• nastavení účtu.

Data vložená uživatelem do systému

Uživatel může do systému ukládat vlastní obchodní data, například:

• klientské kontakty,
• obchodní informace,
• poznámky,
• dokumenty,
• plánované aktivity,
• newsletterové databáze,
• další údaje vložené v rámci používání služby.

Za zákonnost těchto údajů odpovídá uživatel služby.

3. Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

• poskytování služby BASIO,
• správy uživatelských účtů,
• komunikace s uživateli,
• technické podpory,
• zabezpečení systému,
• fakturace a plnění právních povinností,
• zlepšování funkcionality a stability služby,
• zasílání důležitých provozních informací.

Pokud udělíte souhlas, můžeme údaje využívat také pro marketingovou komunikaci.

4. Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě:

• plnění smlouvy,
• plnění právních povinností,
• oprávněného zájmu,
• uděleného souhlasu (pokud je vyžadován).

5. Doba uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelů zpracování nebo po dobu stanovenou právními předpisy.

Údaje spojené s uživatelským účtem mohou být po zrušení účtu uchovávány po přiměřenou dobu zejména z důvodu:

• zabezpečení systému,
• řešení sporů,
• plnění zákonných povinností,
• ochrany oprávněných zájmů Správce.

6. Předávání údajů třetím stranám

Osobní údaje můžeme sdílet s důvěryhodnými poskytovateli služeb, kteří nám pomáhají provozovat BASIO, například:

• poskytovatelé hostingu a serverové infrastruktury,
• poskytovatelé e-mailových služeb,
• analytické a bezpečnostní nástroje,
• účetní a právní služby.

Tyto subjekty zpracovávají údaje pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování svých služeb a na základě odpovídajících smluvních vztahů.

Pokud používáte hovory BASIO, zvuk z mikrofonu, video z kamery a video sdílené obrazovky mohou být přenášeny prostřednictvím poskytovatele realtime komunikace BASIO, služby LiveKit Cloud, výhradně za účelem zajištění mediálního spojení hovoru mezi účastníky. BASIO neimplementuje nahrávání hovorů, přepis ani ukládání médií.

7. Externí kalendářové integrace

Pokud uživatel propojí Google Calendar nebo Outlook Calendar se službou BASIO, BASIO přistupuje ke kalendářovým údajům v režimu čtení pro účely synchronizace.

BASIO používá tento přístup pouze k importu a zobrazení kalendářových událostí uvnitř pracovního prostoru uživatele v BASIO. BASIO nevytváří, neupravuje ani nemaže události v externím kalendáři uživatele.

Uložená importovaná data mohou zahrnovat název události, čas začátku a konce, popis, místo, identifikátor kalendáře, identifikátor události, stav synchronizace a časové údaje o synchronizaci.

OAuth přístupové a obnovovací tokeny jsou ukládány šifrovaně a nejsou zobrazovány uživatelům ani administrátorům.

Uživatel může synchronizaci externího kalendáře kdykoliv odpojit na stránce synchronizace Kalendáře. Odpojení odstraní uložené OAuth propojení a šifrované tokeny. Importované záznamy Aktivit v BASIO mohou zůstat v pracovním prostoru, dokud je uživatel podle svých oprávnění nesmaže.

8. External mailbox integrations

If a user connects a Microsoft Outlook or Microsoft 365 mailbox to BASIO, BASIO may access mail in read-only mode for synchronization.

BASIO imports only the mailbox information needed to display synchronized messages and conversations, including message identifiers, participants, subject, timestamps, safe message content, categories, read state, and attachment metadata. BASIO does not send, edit, move, or delete Microsoft mailbox messages.

OAuth access and refresh tokens are stored encrypted and are not displayed to users or administrators. The user can disconnect the mailbox from Mailbox settings; this removes local OAuth credentials while preserving existing BASIO communication history according to workspace permissions.

8. Integrace Google Workspace a Gmailu

Autorizace uživatelem

Integrace Google Workspace jsou volitelné. Pokud připojíte účet Google, Basio používá Google OAuth a přistupuje pouze k oprávněním, která udělíte. Integraci můžete v Basio kdykoliv vypnout nebo odpojit. Oprávnění udělená Googlu můžete spravovat také ve svém účtu Google.

Google Calendar

Volitelná integrace Google Calendar je pouze pro čtení a spouští ji uživatel. Basio importuje informace o událostech do Basia, aby bylo možné zobrazit externí události z Google Calendar společně s aktivitami v Basio. Jde o jednosměrný import: Basio nemůže vytvářet, upravovat ani mazat události v Google Calendar.

Synchronizace Gmailu

Když připojíte schránku Gmail k synchronizaci, Basio importuje a ukládá komunikační údaje nezávislé na poskytovateli, například odesílatele a příjemce, předmět, časové údaje, identifikátory zpráv a vláken, náhled zprávy, prostý text a sanitizované HTML tělo, štítky a stav zprávy, údaje o důležitosti a metadata příloh.

Basio tyto informace používá k zobrazení zpráv v pracovním prostoru Komunikace, k přiřazení zpráv ke klientům CRM podle přesné e-mailové adresy, k zobrazení související historie klienta a k podpoře uživatelem vytvořených navazujících úkolů nebo aktivit. Přiřazování provádí Basio, nikoliv Google.

Soubory příloh se během běžné synchronizace automaticky nestahují. Příloha může být stažena později, pokud o ni požádá oprávněný uživatel, a následně může být uložena v chráněném soukromém úložišti.

Odesílání přes Gmail

Je-li odesílání přes Gmail povoleno, může Basio odesílat jednotlivé zprávy vytvořené uživatelem, včetně nových zpráv, odpovědí, odpovědí všem a přeposlaných zpráv. Basio také podporuje uživatelem spuštěné newsletterové kampaně prostřednictvím Gmailu. Příjemce, předmět, obsah a přílohy vybírá nebo schvaluje uživatel.

Basio podporuje také plánování jednotlivých zpráv. Naplánovaná zpráva je komunikace, kterou uživatel předem vytvořil a naplánoval; Basio ji odešle později prostřednictvím procesu doručení v naplánovaný čas. Nejde o autonomní marketing ani nevyžádané e-maily. Basio neposkytuje plánování newsletterových kampaní v Gmailu.

Akce poštovní schránky Gmail

Jsou-li akce poštovní schránky Gmail povoleny, může oprávněný uživatel požádat Basio o označení zprávy jako přečtené nebo nepřečtené, archivaci, obnovení z archivu, přesunutí do spamu, odebrání ze spamu, přesunutí do koše nebo obnovení z koše. Změny u poskytovatele se provádějí pouze po odpovídající autorizované akci uživatele v Basio. Basio neposkytuje akci pro trvalé odstranění zpráv v Gmailu.

Úložiště, přístup a zabezpečení

Synchronizovaná data Google se jako součást služby ukládají na serverech Basio. Stažené přílohy Gmailu, pokud k tomu dojde, jsou uchovávány v chráněném soukromém úložišti. Přístupové a obnovovací OAuth tokeny jsou při uložení šifrovány a nezobrazují se v rozhraní Basio.

Data Google jsou oddělena podle příslušné společnosti v Basio. K soukromým schránkám má v rámci dané společnosti přístup jejich vlastník. Ke sdíleným schránkám mají přístup pouze oprávnění členové společnosti podle stávajících přístupových pravidel Basio. Basio používá technická a organizační opatření k ochraně dat Google před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zveřejněním; žádný způsob ukládání ani přenosu nemůže zaručit absolutní bezpečnost.

Vypnutí, odpojení a odstranění dat Gmailu

• Vypnutí odesílání přes Gmail zastaví odesílání prostřednictvím Gmailu, ale nezastaví synchronizaci schránky.
• Vypnutí akcí poštovní schránky Gmail zastaví změny prováděné u poskytovatele Gmail. Nemusí však vypnout místní akce v Basio ani synchronizaci.
• Odpojení Gmailu odstraní uložené OAuth oprávnění v Basio, vypne synchronizaci, odesílání a akce u poskytovatele a pokusí se odvolat token Google. Odvolání tokenu závisí na dostupnosti služby Google a není zaručeno. Odpojení automaticky neodstraní dříve synchronizované e-maily ani uložené soubory příloh.
• Trvalé odstranění odpojené schránky odstraní schránku, její synchronizované e-mailové záznamy a související uložené soubory příloh podle implementovaného procesu odstranění schránky.

Basio nestanovuje pevnou dobu uchovávání synchronizovaných dat Google. Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely popsané v těchto zásadách, provoz účtu a služby, zabezpečení, plnění právních povinností, řešení sporů a ochranu oprávněných zájmů Správce, v souladu s platnými právními předpisy.

S žádostí o odstranění synchronizovaných dat Google nebo s žádostí o pomoc s odstraněním a požadavky týkajícími se účtu se můžete obrátit na admin@basio.cz.

Sdílení a povolené využití

Basio data uživatelů Google neprodává, nepoužívá je pro reklamu ani reklamní profily, pro rozhodování o úvěrech nebo půjčkách, pro nesouvisející dohled ani k trénování obecných modelů umělé inteligence. Data Google používáme pouze k poskytování a údržbě funkcí Basio popsaných v této části, k poskytnutí vyžádané podpory, ochraně služby, plnění právních povinností a vymáhání platných podmínek.

Omezený rozsah dat Google mohou zpracovávat nezbytní poskytovatelé infrastruktury nebo služeb, oprávněné osoby v případě podpory vyžádané uživatelem, bezpečnostního nebo technického šetření, plnění právních povinností či ochrany služby a orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon. Takové zpracování je omezeno na příslušný účel a odpovídá obecnému popisu zpracování třetími stranami v těchto zásadách.

Používání a předávání informací získaných z Google API společností Basio se řídí Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use.

9. Přenos údajů mimo EU

Správce se snaží minimalizovat předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud k takovému přenosu dochází, je realizován v souladu s GDPR a za použití odpovídajících ochranných mechanismů.

10. Zabezpečení osobních údajů

Používáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů proti:

• neoprávněnému přístupu,
• ztrátě,
• zneužití,
• poškození,
• neoprávněné změně nebo zveřejnění.

Přístup k údajům mají pouze oprávněné osoby.

11. Cookies a analytické nástroje

Webové stránky a aplikace BASIO mohou používat cookies a obdobné technologie za účelem:

• správného fungování webu,
• zabezpečení,
• analýzy návštěvnosti,
• zlepšování uživatelského prostředí.

Podrobnosti mohou být uvedeny v samostatné cookie liště nebo cookie politice.

12. Práva subjektů údajů

V souladu s GDPR máte právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování,
• získat přenositelnost údajů,
• kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Dozorovým úřadem v České republice je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

13. Zpracování údajů klientů uživatele

BASIO je nástroj umožňující uživatelům ukládat a spravovat údaje jejich vlastních klientů a kontaktů.

V takovém případě:

• uživatel služby vystupuje jako správce osobních údajů,
• BASIO vystupuje jako zpracovatel osobních údajů.

Uživatel odpovídá za to, že má oprávnění osobní údaje do systému ukládat a zpracovávat.

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat.

Aktuální verze bude vždy zveřejněna na: basio.cz

15. Kontaktní údaje

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:

E-mail: admin@basio.cz
Web: basio.cz